Complici gli effetti della grande crisi economica degli ultimi anni, tanto i singoli cittadini quanto le piccole e medie imprese si sono trovati di fronte all’esigenza di rivedere i propri bilanci ed eliminare tutte le voci di spesa superflue.

È in questo quadro particolare, dove la necessità di contenere i costi si scontra continuamente con quella di avere accesso a servizi affidabili e di qualità, che si colloca il boom della telefonia VoIP.

In questo articolo, ci proponiamo di analizzare il fenomeno della telefonia digitale, prendendo come riferimento i servizi che vengono offerti da OpenVOIP, un gestore VoIP italiano, che propone una delle soluzioni di fonia e centralino più interessanti attualmente presenti sul mercato, in termini di completezza, qualità e convenienza.

OpenVOIP e la telefonia digitale

Il termine VoIP, che sta per Voice over Internet Protocol, indica un nuovo standard per le comunicazioni telefoniche, che non avvengono più lungo la classica rete analogica, ma sfruttando una rete digitale, basata su un protocollo IP. Rispondono a questo requisito la rete internet, ma, ad esempio, anche la cosiddetta LAN (Local Area Network) ovvero quella rete che mette in comunicazione, in maniera diretta, sistemi informatici localizzati in una medesima casa, ufficio o complesso di edifici.

Anche se questo termine può, ancora oggi, risultare nuovo per alcuni, va detto che in realtà il VoIP è sfruttato, già da diversi anni, da molti dei grandi gestori telefonici nazionali: come risultato, gli utenti utilizzano tutti i giorni questa tecnologia senza saperlo.

Anche grazie al lavoro svolto da provider come OpenVOIP, che da subito ha intuito le potenzialità enormi di questa tecnologia, il VoIP, nel corso dell’ultimo decennio, è andato incontro ad un rapido sviluppo tecnologico, che lo ha reso, nel tempo, uno strumento sempre più sicuro, efficiente e a buon mercato. In particolare, la rapida evoluzione della rete internet e la possibilità di trasferire grandi moli di dati a costi e con tempi sempre minori, hanno reso la telefonia digitale estremamente funzionale e, ormai, perfettamente paragonabile a quella analogica in termini di qualità del servizio.

L’unico requisito di cui si ha bisogno per passare al VoIP è la disponibilità di una connessione ADSL. Si tratta di un elemento molto importante, dal momento che sarà proprio questa linea a rendere possibili le comunicazioni: un servizio scadente, interessato da continue interruzioni o da frequenti oscillazioni dell’ampiezza della banda, va a minare la qualità delle chiamate.
Per questo motivo, OpenVOIP è in grado di offrire anche un contratto per la fornitura della rete ADSL, proponendosi così come partner unico per la gestione di tutti i servizi inerenti alla rete.

Una volta assicurata la fornitura dell’ADSL, si può passare a stipulare un contratto con OpenVOIP per l’acquisto di un numero fisso geografico, ovvero con prefisso relativo alla località di residenza, e di un account VoIP.
A questo punto, sarà possibile iniziare immediatamente a effettuare o ricevere chiamate, ricorrendo, a scelta, ad una tra queste tre diverse tipologie di strumenti:

  • gli apparecchi telefonici SIP, dispositivi in tutto e per tutto simili ai normali telefoni, ma in grado di sfruttare la tecnologia VoIP;
  • i softphone, ovvero i software che consentono di effettuare e ricevere telefonate da qualunque device in grado di connettersi ad internet, quindi computer, tablet o laptop;
  • gli smartphone, tramite l’installazione di specifiche APP gratuite.

La tecnologia VoIP consente, dunque, di ricevere ed effettuare chiamate da un numero fisso, pur utilizzando uno strumento palesemente mobile, come il cellulare.

Una delle caratteristiche fondamentali della fonia digitale è proprio il modo in cui avviene l’associazione tra il numero telefonico e il dispositivo utilizzato. Prendendo in considerazione il caso del telefono SIP, una volta che l’apparecchio è stato configurato con le impostazioni fornite dal gestore, ad esso viene associato uno specifico indirizzo IP, che rimarrà tale anche qualora il dispositivo dovesse essere collocato in una nuova posizione o, addirittura, in una diversa sede.
Il numero fisso, di fatto, risulta essere slegato dalla sua posizione. Ciò consente applicazioni molto interessanti in ambito lavorativo: ad esempio, è possibile spostare il dispositivo telefonico dall’ufficio all’ambiente domestico, per consentire di lavorare da casa, mantenendo la propria utenza fissa.

Può essere molto interessante cercare di comprendere il meccanismo alla base della telefonia VoIP: senza scendere troppo nel dettaglio, l’aspetto più singolare riguarda la conversione delle informazioni analogiche in informazioni digitali, che deve essere effettuata del cervello centrale del provider, ogni volta che viene instrada una comunicazione tra le due diverse reti. Va detto che, da questo punto di vista, non esiste alcun limite: con una numerazione VoIP si possono ricevere ed effettuare chiamate verso qualunque numero, digitale o analogico, ma anche fisso o mobile e nazionale o internazionale.

Un ultimo aspetto molto interessante riguarda i servizi aggiuntivi che vengono proposti da OpenVOIP: la possibilità di integrare la telefonia con le tecnologie informatiche fornisce tutta una serie di nuovi strumenti, che si rivelano particolarmente utili per le PMI (Piccole e Medie Imprese).
Tra questi, ricordiamo la possibilità di inviare grandi quantità di SMS da internet ed i servizi di fax e centralino virtuale, di cui più avanti saranno approfonditi funzionamento e vantaggi.

Vantaggi generali del VoIP

La telefonia digitale non rappresenta solo una tecnologia molto interessante, ma anche uno strumento che può rivelarsi estremamente vantaggioso, sia per gli utenti privati che per le imprese.
Tra le prerogative del VoIP si ricordano:

  • i costi estremamente ridotti. Per l’acquisto di un numero fisso geografico, OpenVOIP richiede il pagamento di un canone mensile di 2,00 € più IVA. Le telefonate ricevute sono sempre gratuite, mentre quelle effettuate sono soggette ad una tariffazione molto vantaggiosa: 1,35 centesimi/minuto per le telefonate verso la rete fissa e 12,5 centesimi/minuto per quelle verso i cellulari. In più, il costo della chiamata è determinato sulla base della reale durata in secondi e non viene applicato alcuno scatto alla risposta;
  • le chiamate tra clienti OpenVOIP e tra interni appartenenti alla medesima rete, ad esempio quella aziendale, sono completamente gratuite. Ciò agevola e rende molto conveniente la comunicazione tra colleghi, anche quando situati in uffici diversi e distanti tra loro, consentendo una migliore sinergia e aumentando il rendimento aziendale.
    In più, come già accennato, risultano essere molto favoriti sia il telelavoro che il lavoro in mobilità;
  • il risparmio sulle infrastrutture. Optare per la telefonia digitale rende superflua l’installazione della vecchia rete telefonica. Nella realizzazione degli uffici di una nuova azienda diventa, quindi, sufficiente predisporre il cablaggio e le connessioni di rete per la sola linea ADSL, risparmiando sui costi di realizzazione degli impianti e sulla loro manutenzione;
  • la rapidità dell’attivazione del servizio. Non essendo necessari interventi particolari, né sopralluoghi tecnici, OpenVOIP è in grado di attivare le nuove utenze in sole 24 ore dal momento della stipula del contratto e dall’avvenuto pagamento del primo canone mensile;
  • il servizio in outsourcing offerto da OpenVOIP. La filosofia dell’“esternalizzazione”adottata dall’azienda, fa sì che il cliente finale non debba occuparsi di nessun aspetto tecnico, rendendo pratica e agevole la sua esperienza;
  • il metodo di pagamento. Il canone mensile e il costo delle chiamate vengono scalati da un credito prepagato, rinnovabile attraverso l’acquisto di ricariche, con una formula, in sostanza, molto simile a quella adottata, tipicamente, per la telefonia mobile;
  • la risoluzione del contratto. Il servizio offerto da OpenVOIP può essere disdetto in qualunque momento, semplicemente accedendo alla propria area personale sul portale del provider e seguendo l’apposita procedura. Non essendo previsto un periodo minimo di utilizzo, non si incorre nel pagamento di alcuna penale;
  • la possibilità di usufruire di una serie di servizi aggiuntivi, tra i quali: spedizione di SMS dal portale OpenVOIP a costi ridotti, invio e ricezione di fax virtuali su un numero fisso, sotto forma di file PDF allegati a e-mail e ricorso al centralino virtuale.

Vantaggi del centralino virtuale

Tra i servizi aggiuntivi proposti da OpenVOIP, il centralino virtuale è certamente quello più complesso e in grado di offrire le funzionalità più interessanti, soprattutto in relazione alle esigenze delle realtà imprenditoriali.

Le funzioni di base di un centralino virtuale sono esattamente le stesse di un classico centralino analogico: smistare le chiamate in entrata, permettendone il trasferimento da un interno ad un altro, gestire le code di telefonate, intrattenere gli utenti con messaggi registrati o musicali durante le attese, bloccare le chiamate in uscita verso numerazioni particolari, come quelle internazionali o a pagamento e tante altre ancora.

La differenza introdotta con il centralino VoIP consiste nel fatto che questo strumento risulta essere completamente cloud: il centralino virtuale è, in realtà, un sistema informatico ospitato nei server del gestore telefonico che eroga il servizio, al quale l’utenza accede attraverso una connessione remota.

I vantaggi di questa soluzione sono davvero numerosi. Innanzitutto, si evitano completamente le spese necessarie per l’acquisto, l’installazione e la manutenzione degli apparati necessari per il funzionamento di un centralino fisico.

Un altro aspetto interessante riguarda l’elevata scalabilità di questo sistema, ovvero la possibilità di aggiungere o rimuovere interni senza che siano necessari complessi interventi strutturali.
Ma l’aspetto migliore del servizio offerto da OpenVOIP riguarda la semplicità nella gestione di questo strumento: se nel caso del centralino analogico, solo con l’ausilio di un tecnico è possibile effettuare modifiche e cambiare le impostazioni, in quello del centralino digitale, qualunque tipo di operazione può essere svolta comodamente e in autonomia, accedendo al suo pannello di controllo, dalla propria area riservata sul sito OpenVOIP. In sostanza, utilizzando un interfaccia web based lineare e intuitiva, è possibile rivedere le impostazioni del centralino, in qualunque momento e ovunque ci si trovi, semplicemente ricorrendo ad un device in grado di connettersi alla rete.

Oltre alle funzioni classiche, il centralino OpenVOIP consente l’accesso ad altri interessanti servizi tra cui:

  • il risponditore automatico, che permette di fornire informazioni agli utenti o di metterli in contatto con l’interno desiderato, seguendo le indicazioni di una voce guida e selezionando le opzioni di interesse mediante la tastiera telefonica;
  • la voice mail, ovvero una segreteria telefonica, attivabile per ciascun interno, che alla funzione classica di registrazione dei messaggi lasciati, ad esempio, durante l’orario di chiusura di un ufficio, aggiunge la possibilità di ricevere via e-mail tali file audio, consentendo così la consultazione in qualunque momento;
  • il click & dial, un particolare sistema che sfrutta la connessione di rete tra computer e telefono SIP, permettendo di effettuare una chiamata selezionando con un click sulla rubrica aziendale l’utente desiderato, senza la necessità di comporre il numero. In questo modo, è possibile ottimizzare i tempi e ridurre gli errori commessi dall’operatore.